Documentation informatique : ce qu'une PME doit avoir

Qui connaît le mot de passe du pare-feu ? Quand expire la licence de l'antivirus ? Quel numéro appeler si la fibre tombe ? Dans beaucoup de PME, ces réponses se trouvent dans la tête d'une seule personne. La documentation informatique sert à les mettre par écrit, à un endroit où on les retrouve le jour où on en a besoin.

C'est souvent pendant un incident, un départ ou un changement de prestataire qu'on découvre ce qui manque. Une documentation tenue à jour fait gagner des heures à chaque intervention et rend l'entreprise moins dépendante d'un individu.

Que doit contenir la documentation informatique ?

• Un inventaire du matériel : postes, serveurs, imprimantes, équipements réseau, avec dates d'achat et de fin de garantie.
• Un schéma réseau : connexion Internet, pare-feu, commutateurs, Wi-Fi, VLAN, plages d'adresses.
• Les accès : comptes administrateurs, équipements, services en ligne, avec le lieu où sont conservés les mots de passe.
• Les procédures : arrivée et départ d'un collaborateur, restauration d'une sauvegarde, réaction à un incident.
• Les contrats : opérateurs, prestataires, maintenance, avec contacts, numéros de client et échéances.
• Les licences et abonnements : Microsoft 365, logiciels métier, sécurité, noms de domaine, certificats.

Les mots de passe dans la documentation ?

Non, pas en clair. La documentation indique quel accès existe et où il est conservé. Les secrets eux-mêmes vont dans un gestionnaire de mots de passe d'entreprise, avec des droits par personne et un historique des consultations. Un fichier Excel « mots de passe » sur le serveur est une cible de choix en cas d'intrusion.

Où stocker la documentation IT ?

La documentation sert surtout quand quelque chose ne fonctionne plus. Si elle se trouve uniquement sur le serveur en panne ou sur un partage chiffré par un ransomware, elle ne sert à rien. Elle doit donc rester accessible même quand le réseau de l'entreprise est hors service.

Qui tient la documentation à jour ?

Une documentation n'a de valeur que si elle est à jour. La règle la plus simple : chaque changement (nouveau poste, nouvelle règle de pare-feu, nouveau contrat) est documenté par la personne qui le fait, au moment où elle le fait. Une revue annuelle complète l'ensemble, par exemple en même temps que le renouvellement des licences.

Si un prestataire gère votre informatique, la mise à jour de la documentation fait en général partie de son travail. Vérifiez dans le contrat ce qu'il tient à jour et demandez à en recevoir une copie : c'est le meilleur moyen de savoir si elle existe vraiment.

Réversibilité : récupérer sa documentation

La documentation propre à votre environnement doit rester utilisable par votre entreprise, quel que soit le prestataire. Le contrat doit prévoir la remise d'une copie utilisable de la documentation existante en cas de changement de prestataire. Sans elle, le successeur doit tout redécouvrir, au prix de jours de travail et de risques d'interruption.

Chez SysPros, la documentation propre à votre environnement (inventaires, schémas, procédures) vous est remise sur demande sous forme de copie utilisable, que vous pouvez transmettre à un autre prestataire. Sa mise à jour suit ce que prévoit votre contrat.