Départ d'un collaborateur : la checklist informatique

Le départ d'un collaborateur est un moment sensible pour l'informatique : des accès peuvent rester ouverts des mois, et des fichiers importants disparaître avec le compte. Une checklist écrite, partagée entre les ressources humaines et l'informatique, évite les oublis.

Avant le départ

• Convenir avec les RH de la date et de l'heure de fermeture des accès.
• Identifier les fichiers et les e-mails à transmettre, et à qui.
• Recenser les abonnements, comptes fournisseurs et services en ligne ouverts au nom de la personne.
• Prévoir qui reprend ses responsabilités : boîtes partagées, équipes Teams, validations.

Le jour du départ

• Bloquer la connexion, réinitialiser le mot de passe et révoquer les sessions ouvertes.
• Supprimer les méthodes de double authentification enregistrées.
• Convertir la boîte en boîte partagée ou mettre en place une réponse automatique et un transfert.
• Transférer le contenu OneDrive avant toute suppression du compte, la conservation après suppression étant limitée.
• Retirer la personne des groupes, des équipes et des accès à distance (VPN).
• Changer les mots de passe partagés qu'elle connaissait.
• Fermer les accès aux applications hors Microsoft 365 : CRM, banque en ligne, portails fournisseurs.

Le matériel

• Récupérer l'ordinateur, le téléphone, les clés de sécurité et les badges.
• Effacer ou réattribuer les appareils, et mettre l'inventaire à jour.
• Sur un téléphone personnel, retirer uniquement les données professionnelles par la gestion des appareils.

Les licences

Une fois les données traitées, la licence peut être réattribuée, ou libérée : la facturation s'arrête alors selon l'engagement de l'abonnement (à l'échéance pour un engagement annuel). Sans suivi, des licences restent payées pendant des mois pour des personnes parties.

Et à l'arrivée

• Un compte prêt le premier jour, avec des droits définis par rôle.
• Un poste préparé et configuré selon le standard de l'entreprise.
• L'enrôlement à la double authentification dès la première connexion.
• Une présentation courte des règles de sécurité et du canal de support.