Durée de conservation des documents en Suisse

Combien de temps garder une facture, un contrat ou un dossier du personnel ? La durée de conservation des documents d'une entreprise en Suisse dépend du type de document et des règles qui s'y appliquent. Le Code des obligations (CO) fixe la règle principale pour la comptabilité ; d'autres règles peuvent s'ajouter selon le domaine, par exemple en matière de TVA.

Cet article présente les principes et leur traduction informatique. Il ne constitue pas un conseil juridique : pour un cas précis, consultez votre fiduciaire ou un juriste.

Durée de conservation des documents comptables : dix ans

L'article 958f CO impose de conserver pendant dix ans les livres et les pièces comptables, ainsi que le rapport de gestion et le rapport de révision. Le délai court à partir de la fin de l'exercice : une facture de mars 2025, dans un exercice clos le 31 décembre 2025, se conserve jusqu'à fin 2035.

Les pièces comptables comprennent notamment les factures reçues et émises, les relevés bancaires, les décomptes de salaire et les justificatifs de frais. Pour d'autres documents, comme les contrats ou les dossiers du personnel, il n'existe pas de durée unique : les délais de prescription et les règles propres à chaque domaine guident la décision.

Archivage électronique : ce que demande la loi

Le CO autorise la conservation sur papier, sous forme électronique ou sous une forme équivalente, pour autant que le lien avec les transactions soit garanti et que la lecture reste possible en tout temps. Le rapport de gestion et le rapport de révision suivent des règles particulières. Les détails figurent dans l'ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico, GeBüV en allemand), dont les grands principes sont les suivants :

• Intégrité : une modification ou une suppression doit être impossible ou détectable.
• Lisibilité : les documents restent consultables, avec les logiciels nécessaires, pendant toute la durée de conservation.
• Documentation : l'organisation, les procédures et les outils d'archivage sont décrits par écrit.
• Disponibilité : les personnes autorisées peuvent consulter les documents dans un délai raisonnable.
• Contrôle : les supports sont vérifiés régulièrement et les données migrées avant de devenir illisibles.

Sauvegarde et archivage : quelle différence ?

On confond souvent les deux. Une sauvegarde sert à restaurer un système après un incident ; elle est remplacée au fil du temps selon une durée de rétention de quelques semaines ou de quelques mois. Une archive conserve des documents figés pendant des années et doit pouvoir montrer qu'ils n'ont pas été modifiés.

Les deux se complètent : l'archive elle-même doit être sauvegardée, et une copie immuable, impossible à modifier pendant une durée définie, protège à la fois contre une erreur et contre un ransomware.

Supprimer les données personnelles qui ne sont plus nécessaires

La nLPD pose la règle inverse pour les données personnelles : elles sont détruites ou anonymisées dès qu'elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement. Garder indéfiniment les dossiers de candidats non retenus ou les données d'anciens prospects n'est donc pas prudent.

Les deux règles se combinent : une facture contient des données personnelles, mais l'obligation légale de la conserver dix ans justifie sa conservation. À l'échéance, elle est supprimée, y compris dans les copies, au plus tard à l'expiration de leur durée de rétention.

Mettre en place un plan de conservation

Un tableau simple suffit : type de document, base légale ou raison de conservation, durée, emplacement, responsable de la suppression. Votre fiduciaire valide les durées ; votre prestataire informatique traduit le tableau en réglages : stratégies de rétention dans Microsoft 365, dossiers d'archive en lecture seule, durée de rétention des sauvegardes.

SysPros peut configurer ces réglages. Ses sauvegardes sont stockées sur trois sites en Suisse certifiés ISO 27001 et peuvent comprendre une copie immuable ; l'offre précise la rétention, le type de copies et les pays de stockage. La validation juridique des durées reste du ressort de votre fiduciaire ou de votre juriste.